Udvalg: Handicaprådet
Mødedato: 3. september 2020
Mødested: G0.05

Dagsordenpunkter

15. Fælles hjælpemiddeldepot mellem Herning og Ikast-Brande Kommuner

Sagsnr.: 27.60.00-P00-1-19 Sagsbehandler: Inge Voer Laursen  

Fælles hjælpemiddeldepot mellem Herning og Ikast-Brande Kommuner

DIR

FOU

BFU

SOS

BSK

KFU

BYP

TMU

ØKE

BYR





x








Øvrige sagsbehandlere: -

Sagsresume

Herning Kommune og Ikast-Brande Kommune godkendte på udvalgsmøder i januar og februar 2020, at der arbejdes på at etablere et fælles hjælpemiddeldepot mellem de to kommuner. I forlængelse heraf skulle der udarbejdes en enkel, retfærdig og gennemskuelig samarbejdsmodel, der kan sikre en effektiv og borgervenlig depotdrift i et ligeværdigt mellemkommunalt samarbejde.


Hovedlinjerne i en sådan samarbejdsmodel blev præsenteret for Social- og Sundhedsudvalget på mødet den 17. juni 2020. Social- og Sundhedsudvalget besluttede, at der skulle arbejdes videre med et fælles hjælpemiddeldepot mellem Herning og Ikast-Brande Kommuner, hvor der bygges på den midterste samarbejdsmodel.


Sagen forelægges til orientering hos Ældrerådet, Handicaprådet og medarbejderne på hjælpemiddeldepotet.

Sagsfremstilling

Samarbejdsmodel

Et fælles hjælpemiddeldepot vil kunne realiseres på forskellig vis med forskellige fordele og ulemper til følge. Man kan således tale om en række af mulige løsninger.

  • I den ene ende af spektret er den stærkt formaliserede løsning med et hjælpemiddeldepot, der etableres som et § 60-selskab separat fra Ikast-Brande og Herning Kommune.
  • I midten er en løsning, der indebærer etableringen af et forpligtende samarbejde omkring et fælles hjælpemiddeldepot, der organisatorisk er forankret i den ene kommune, men løser depotopgaven for begge kommuner. Grundlaget for samarbejdet vil være en gensidigt forpligtende samarbejdsaftale, der rummer den nødvendige fleksibilitet.
  • I modsat ende kan der peges på en løsning, hvor der er en fælles bygning med to separate hjælpemiddeldepoter med egen drift og personale, som deles om udvalgte funktioner.


Administrationerne vurderer, at yderpolerne er uinteressante, da førstnævnte vurderes at være både ufleksibel, bureaukratisk og fordyrende, mens der ikke er nævneværdige gevinster at hente ved sidstnævnte. Et fælles hjælpemiddeldepot anbefales derfor at bygge på den midterste model.


Administrationernes vurdering er dog, at der på nuværende tidspunkt ikke er lovhjemmel til at indgå en sådan samarbejdsaftale. Dette skyldes, at Social- og Indenrigsministeriet i en udtalelse fra oktober 2019 har vurderet, at en samarbejdsaftale indgået mellem to kommuner om madproduktion ikke var lovlig. Etableringen af det juridiske grundlag for en samarbejdsmodel forventes derfor at kræve en lovændring. Dette forventes tidligst at være på plads i 2021. Regeringen og KL er jf. økonomiaftalen for 2021 enige om at se på muligheden for en mere fleksibel organisering af tværkommunale samarbejder på både myndigheds- og driftsområder med henblik på at forbedre mulighederne for at udnytte ekspertise og stordriftsfordele på tværs af kommunegrænserne.


På baggrund af afdækningen er der opstillet en række hovedprincipper for, hvordan et effektivt og fleksibelt depotsamarbejde bør se ud:

  • Der etableres en fælles depotbygning, hvorfra alle opgaver forbundet med hjælpemidler undtagen visitering så vidt muligt håndteres for begge kommuner. Da ejerskabet over hjælpemidlerne bevares hos den enkelte kommune, etableres der separate lagre i depotet, mens alle øvrige faciliteter er fælles, herunder biler og andet udstyr.
  • Depotet forankres i den ene kommune, således at denne kommune ejer/lejer bygningerne, mens den anden kommune lejer sig ind hos førstnævnte. Ligeværdigheden mellem de to kommuner sikres gennem en samarbejdsaftale. Placeringen og forankring afhænger af, hvad der driftsmæssigt er mest optimalt.
  • Driftsudgifterne fordeles mellem de to kommuner efter en enkel model. Driftsudgiften vil eksempelvis kunne fordeles efter befolkningstal eller efter antallet af borgere over en vis alder.
  • Alle medarbejdere på depotet skal have samme ansættelsessted og leder, og de betjener de to kommuner på lige fod uanset deres tidligere ansættelsessted. I de nuværende hjælpemiddeldepoter er der i begge kommuner ansat medarbejdere på særlige vilkår, det vil også være tilfældet i et nyt fælles depot.
  • Der indføres et fælles serviceniveau for depotets betjening af borgerne i de to kommuner. Serviceniveauet kan tilpasses efter gensidig aftale. Serviceniveau for bevilling af hjælpemidler samstemmes ikke.
  • Plejecentre, institutioner o. lign. i de to kommuner har ret til den samme service fra depotet, men der vil være forskel på, hvilke opgaver depotet udfører ift. kommunale samarbejdsparter i de to kommuner. Depotets leder vil indgå i tæt dialog med ledere på social- og sundhedsområdet i begge kommuner.
  • I samarbejdsaftalen beskrives, hvordan ejerskab, økonomi mv. skal håndteres i tilfælde af at samarbejdet ophører.


Placering

På nuværende tidspunkt har Herning Kommune et hjælpemiddeldepot på Wedellsborgvej i Tjørring, mens Ikast-Brande Kommune har på Grøddevej i Ikast. Der er set på to mulige alternative placeringer af et fælles depot, Birk Centerpark og HI-Parken. Disse fire alternativer er blevet sammenlignet. Resultaterne af afdækningen fremgår i tabellen nedenfor.


Set fra Herning Kommunes synspunkt er den nuværende placering på Wedellsborgvej det bedste af de fire alternativer, da den gennemsnitlige afstand fra depot til borger her er mindst. På samme vis er den nuværende placering på Grøddevej bedst set fra et Ikast-Brande perspektiv. Fra et fælles perspektiv vil den bedste alternative placering være i Birk Centerpark. Placeringen vil dog stadig øge det samlede kørselsbehov med hhv. 15,9 procent for Herning Kommune og 17,5 procent for Ikast-Brande Kommune. Det estimeres, at dette øgede kørselsbehov vil give en samlet merudgift på ca. 142.000 kr. årligt.



Gennemsnitlig afstand mellem hjælpemiddeldepot og borgere - opgjort i kilometer

Procentuel merkørsel ved flytning af depot til anden placering fra nuværende placering

Herning borgere

Ikast-Brande borgere

Fælles perspektiv

Herning borgere

Ikast-Brande borgere

Hernings nuværende depot (Wedellsborgvej 8, 7400 Herning

10,7

26,2

15,5

-

57,8 %

Ikast-Brandes nuværende depot (Grøddevej 27B, 7430 Ikast

22,5

16,6

20,6

110,3 %

-

Birk Centerpark, Herning

12,4

19,5

14,6

15,9 %

17,5 %

HI-Parken, Herning

15,7

17,4

16,3

46,7 %

4,8 %


Økonomi - drift

Det er for nuværende ikke muligt at udarbejde et fuldstændigt driftsbudget for et fælles depot, da alle driftsmæssige forudsætninger ikke er fastlagt. Det har særligt betydning, at man endnu ikke kender hverken detaljerne i samarbejdskonstruktionen, depotets beliggenhed eller stand og karakter af den konkrete depotbygning. Med disse forbehold in mente er der udarbejdet et overslag på driftsøkonomien. Der er i overslaget taget udgangspunkt i et fælles hjælpemiddeldepot med fælles serviceniveau og en placering i Birk.


Administrationernes vurdering er, at et fælles depot ikke vil medføre en driftsbesparelse. Vurderingen er, at et fælles depot vil betyde en samlet merdriftsudgift på ca. 246.000 kr. for de analyserede udgiftsposter. Merudgifterne vedrører for begge kommuner øget kørselsbehov, mens det for hhv. Herning og Ikast-Brande også vedrører ændret ledelsestilrettelæggelse og udligning af lønforskelle. For Ikast-Brandes vedkommende opvejes merudgifterne tilnærmelsesvis af stordriftsfordele på personale, dette er ikke tilfældet for Herning, da man allerede vurderes at have stordrift i dag. De analyserede udgiftsposter peger således på, at et fælles hjælpemiddeldepot vil betyde ekstra driftsomkostninger på 227.000 kr. for Herning Kommune.

Via de fælleskommunale indkøbsaftaler, er der allerede stordrift på indkøb i begge kommuner i dag.

Som det fremgår, er der en række ubekendte faktorer omkring etableringen, som kan betyde, at mer- og mindreudgifterne både kan blive større og mindre end beregnet. Hertil vil der være opstartsudgifter i forbindelse med fusion af depoterne, særligt i form af tidsforbrug.


Jf. hovedprincipperne for samarbejdet er det en forudsætning, at driftsudgifterne fordeles efter en enkel model. Ved en fordeling efter befolkningstal eller efter antallet af borgere over en vis alder, vil udgiften blive fordelt med 67,4-68,3 % til Herning Kommune og modsat 31,7-32,6 % til Ikast-Brande Kommune.


Økonomi - anlæg

Et hjælpemiddeldepot består af en eller flere lagerbygninger med tilhørende værksted, vaskerum, kontorer mv. Administrationerne vurderer, at kvadratmeterbehovet til et fælles depot med den beskrevne samarbejdsmodel er 2.375. kvadratmeter. Det skal bemærkes, at der er tale om behovet, som det ser ud med de to kommuners nuværende befolkningssammensætning, og at behovet forventes at stige i takt med den demografiske udvikling. Der skal derfor også være mulighed for at udbygge depotet, ligesom at kvadratmeterbehovet øges, hvis et værnemiddelslager skal inkluderes. Der er overordnet set tre scenarier for, hvordan et fælles hjælpemiddeldepot rent bygningsmæssigt kan etableres: 1) Leje og ombygning, 2) Køb og ombygning, 3) Nybyggeri.


Både administrationen i Herning- og Ikast-Brande Kommune har tidligere identificeret bygninger til salg eller leje, som kunne ombygges til et tidssvarende hjælpemiddeldepot. Et fælles depot skal dog være større end de tidligere identificerede bygninger, og en langtidsholdbar løsning forudsætter som nævnt, at der er plads til at bygge til. Sådanne bygninger er ikke nødvendigvis tilgængelige. Man kan derfor risikere at komme til at stå i en situation, hvor nybyggeri er eneste mulighed.


Der er ikke foretaget en konkret vurdering af, hvad det vil koste at bygge et fælles hjælpemiddeldepot. Et groft overslag vil være en pris på mellem 40 og 50 mio. kr. På kort sigt vil det formentligt være billigere at leje eller købe en eksisterende bygning. Det er ikke muligt give et konkret bud på udgifterne til køb/leje og ombygning før en konkret bygning er identificeret.


Serviceniveau

Et fælles depot forudsætter at serviceniveauet for depotets borgerbetjening samstemmes, og at der tages stilling til, hvordan depotet skal bistå øvrige kommunale interessenter. Den anbefalede løsning på dette præsenteres nedenfor.


1) Borgerbetjening

Administrationerne i de to kommuner vurderer, at det er en forudsætning for at have et fælles hjælpemiddeldepot, at der indføres et fælles serviceniveau for depotets betjening af borgerne. De nuværende serviceniveauer er derfor afdækket, og der er udarbejdet forslag til et fælles serviceniveau. Begge dele fremgår i sin helhed af notatet. Der er ikke store forskelle på de to kommuners nuværende serviceniveau på depotdrift. Det foreslåede serviceniveau vil derfor kun betyde mindre ændringer. Der vil primært være tale om ændringer for borgerne i Ikast-Brande, de væsentligste af disse ændringer er:

  • Fremrykning af den formelle deadline for bestilling af udbringning fra kl. 14 til kl. 11.
  • Borgeren får mulighed for at tilkøbe hjælp til af klargøring af hjemmet. Klargøring er ellers en opgave, borger/pårørende skal varetage.
  • Borgeren skal selv betale for vedligehold af sine hjælpemidler. Reparationer betales fortsat af kommunen.
  • Borgere, der har fået bevilget et hjælpemiddel, får mulighed for at benytte sig af en vagtordning, hvor en ekstern reparatør i særlige situationer kan tilkaldes uden for Hjælpemiddeldepotets åbningstid.


2) Depotets opgaver på plejecentre, institutioner mv.

De to nuværende hjælpemiddeldepoter har en lang række opgaver for andre enheder i den kommunale organisation. Opgaverne og særligt arbejdsfordelingen mellem de forskellige enheder varierer i høj grad kommunerne imellem. Disse forskelle gør, at det hverken er enkelt eller ønskværdigt at lave et fælles serviceniveau for disse opgaver, hvor man beskriver, hvilke konkrete opgaver depotet skal udføre for de to kommuner.


Løsningen er at indføre et fælles serviceniveau på et mere principielt plan i form af et generelt princip om, at kommunerne har ret til den samme service fra depotet. Det betyder ikke, at kommunerne i praksis skal benytte disse muligheder på samme vis. Kommunerne vil således kunne inddrage depotet i opgaveløsningen på de områder, hvor det opleves som meningsfuldt, og dette vil med de nuværende forskelle in mente alt andet lige variere kommunerne imellem. Modellen bygger på den enkelthed, som for begge kommuner har været en præmis for at gå ind i et samarbejde. Det er desuden i det tætte og fleksible samarbejde ind i kommunens øvrige drift, at hjælpemiddeldepotet i dag bidrager med værditilvækst og effektivitet ved at have fokus på helheden i samspillet.


Fordele og ulemper ved et fælles hjælpemiddeldepot

Set fra Ikast-Brandes side vil fordelene ved et fælles depot være øget driftssikkerhed, flere medarbejderkompetencer og løsning på de nuværende bygningsmæssige udfordringer. Ulemperne vil være tab af fleksibilitet og ledelsesmæssig styring af depotet. For Herning Kommune vil fordelen primært være, at et fælles depot er anledningen til at få nye og tidssvarende depotbygninger. Ulemperne vil være tab af fleksibilitet og øgede driftsudgifter.

Indstilling

Formanden for Handicaprådet indstiller,

at orienteringen tages til efterretning.
Formanden for Handicaprådet indstiller,

Beslutning

Til efterretning.