Udvalg: Teknik- og Miljøudvalget
Mødedato: 19. februar 2018
Mødested: C3.40

Dagsordenpunkter

42. Orientering om vandløbsvedligeholdelse og entrepriser

Sagsnr.: 06.02.03-P20-13-16 Sagsbehandler: Winnie Liza Post  

Orientering om vandløbsvedligeholdelse og entrepriser

DIR

FOU

BFU

SOS

BSK

KFU

BYP

TMU

ØKE

BYR

 

 

 

 

 

 

 

 X

 

 

Øvrige sagsbehandlere: Erik Skibsted

Sagsresume

I forbindelse med tidligere drøftelser i Teknik- og Miljøudvalget, bl.a. om tilfredshed med vandløbsvedligeholdsen, har udvalget bedt forvaltningen om en orientering vedr. samarbejdet og kontraktarbejdet med nuværende vandløbsentreprenører.

 

På grund af udfordringer i kvaliteten med vandløbsvedligeholdelsen i 2017, har forvaltningen fremadrettet skærpet de kontraktmæssige vilkår.

 

Forvaltningen anbefaler, at sagen tages til efterretning.

Sagsfremstilling

Vedligeholdelsen i kommunens vandløb i 2017 har givet udfordringer i forhold til kvaliteten af arbejdet og dermed samarbejdet mellem forvaltningen og de udførende entreprenører.

 

Nuværende procedurer i forbindelse med dårlig kvalitet ved færdigmeldt grødeskæring

I forbindelse med at forvaltningen, ved tilsyn eller henvendelser, konstaterer utilfredsstillende resultater, bliver grødeskæringen ikke godkendt. Det betyder, at entreprenøren, uden merpris, skal gøre arbejdet om. Der kan også være tilfælde, hvor der skal laves ekstra eller supplerende opgaver.

 

Arbejdet er beskrevet i en arbejdsbeskrivelse, og der er lavet opstartsmøder for at sikre en fælles forståelse for opgavens udførelse og forvaltningens forventning til kvalitet og leverancer.

 

Mulig opsigelse af gældende kontrakter

Nogle hændelser i efteråret 2017 har medført en gennemgang af de nuværende kontrakter i forhold til de kriterier, der gælder omkring væsentlig misligholdelse.

 

Forud for en opsigelse skal hændelser, der betragtes som væsentlig misligholdelse, varsles. Varsling er sket i tre tilfælde (udenlandske medarbejdere, som ikke taler dansk, delaftale om træbeskæring og mejekurvsarbejde). Derudover skal der indenfor hvert af de enkelte delaftaler være varslet hændelser om misligholdelse, af et sådant omfang, at det kan danne grundlag for opsigelse af de enkelte kontrakter.

 

Den samlede oplevelse af kvaliteten af den udførte vandløbsvedligeholdelse i 2017 har været en utilfredsstillende leverance fra to af de tre entreprenører, der står for den offentlige vandløbsvedligeholdelse i Herning Kommune. Men misligholdelse af aftalen har ikke været af et omfang, som har kunnet berettige opsigelse af kontrakten jfr. kommunens jurister og udbudskonsulenter.

 

Forvaltningen har der for igangsat en dialogbaseret opfølgning med de enkelte entreprenører, og lavet supplerende tillæg til indgåede kontakter. De supplerende tillæg skal betragtes som en varsling om eventuel opsigelse.

 

Referater danner et nyt aftalegrundlag

Det er relevant for forvaltningen, at der er tillid til det arbejde vores entreprenører og forvaltningen selv udfører. Der har derfor været et fokus på at forbedre kvaliteten af vedligeholdelsen i nogle af delaftalerne. Der har derfor været afholdt møder omkring det fremtidige samarbejde med de to af tre af entreprenører.

 

Fokus områder på møderne har været:
-       Udarbejdelse af kvalitetsprocedure fra entreprenørerne selv (egenkontrol,

        færdigmeldinger, kvalitet af mejekurvsarbejde og andet).

-       Forbedring af kommunikation – både internt og med forvaltningen.

-       Skærpelse af håndhævelse med bod ved manglende overholdelse af aftaler.

 

Det er på møderne gjort klart, at referatet fra de fælles møder betragtes som en skærpelse af den nuværende aftale, og at manglende overholdelse vil medføre opsigelse af kontrakten. På baggrund af en udbudsretlig vurdering er der udarbejdet et tillæg til kontakterne, som er at betragte som varsling.

 

Efter de afholdte møder, er det forvaltningens opfattelse, at der er en bedre fælles forståelse for, hvordan opgaven fremadrettet skal løses, og hvilke forventninger kommunen, som udbyder af vedligeholdelsesopgaven, har til kvaliteten af det udførte arbejde.

 

Nuværende procedure for beredskab / henvendelser til forvaltningen

Ved henvendelser fra vores bredejere aftales der oftest et møde så hurtigt som muligt ved åstedet, for at få en fælles forståelse for, hvad henvendelsen drejer sig om. På mødet afklares og forventningsafstemmes der i forhold til hvilken handling forvaltningen eventuelt kan/skal udføre.

 

Er der tvivl eller uenighed, bliver der udført en kontrolopmåling af vandløbet, for at afklare, at de regulativmæssige forhold er, som de skal være.

Forvaltningens handlinger tager derefter udgangspunkt i, hvad kontrolopmålingen viser, så regulativet er opfyldt, og bredejeres krav til afvanding jfr. samme, er som den skal være.

 

Henvendelser omkring grødeskæringen afklares ved at måle den aktuelle strømrende i vandløbet, som er defineret i regulativet. Denne kontrol kan dog kun udføres kort tid efter skæringen af grøde i vandøbet på grund af hurtig tilvækst af nye planter.


Der har i tidligere drøftelser været henvist til en Ikast-Brande løsning, hvor én medarbejder rykker ud til og gør noget ved problemet, hvis lodsejerne kontakter kommunen. I Herning Kommune, er de mange km vandøb fordelt på et team af fire medarbejdere, der på lignende vis rykker ud, og får fulgt op på de henvendelser, som forvaltningen modtager.  

 

Yderligere tiltag for 2018

Forvaltningen arbejder videre med de tiltag, der allerede er besluttet af udvalget og vil endvidere i 2018 forsøge at være mere opsøgende på de vandløbsstrækninger, der ud fra erfaring oftest viser sig udfordringer ved.

Indstilling

Direktøren for Teknik og Miljø indstiller,

at sagen tages til efterretning.
Direktøren for Teknik og Miljø indstiller,

Beslutning

Sagen taget til efterretning. Forvaltningen udarbejder konkrete forslag til øget proaktiv dialog med vandløbslaugene, en mere opsøgende indsats på de vandløbsstrækninger, der ud fra erfaring oftest er udfordringer med, samt en effektiv og hurtig indsats ved konkrete henvendelser om problemer med vandafstrømningen.