Udvalg: Teknik- og Miljøudvalget
Mødedato: 8. februar 2016
Mødested: C3.40

Dagsordenpunkter

41. KL og Regeringens aftale om sagsbehandlingstider for miljøgodkendelser til virksomheder, godkendelser af husdyrbrug og byggesager

Sagsnr.: 09.00.00-G01-1-16 Sagsbehandler: Lene Kimø  

KL og Regeringens aftale om sagsbehandlingstider for miljøgodkendelser til virksomheder, godkendelser af husdyrbrug og byggesager

DIR

FOU

BFU

SOS

BSK

KFU

BYP

TMU

ØKE

BYR

 

 

 

 

 

 

 

 X

 x

 

 

Øvrige sagsbehandlere: Hans Eghøj, Lotta Sandsgaard

Sagsfremstilling

Regeringen og KL har aftalt konkrete mål for sagsbehandlingstiden på både miljøgodkendelser, husdyrgodkendelser og byggesager. 

Aftalen definerer en række konkrete servicemål for sagsbehandlingstiden. Målene skal opnås i løbet af 2016: 

Miljøgodkendelse for mindre miljøbelastede virksomheder (bilag 2): 130 dage

Miljøgodkendelse for store og komplekse virksomheder (bilag 1): 200 dage

Miljøgodkendelse for mindre landbrug (§10): 110 dage

Miljøgodkendelse for mellemstore landbrug (§ 11): 155 dage

Miljøgodkendelse for større landbrug (§ 12): 180 dage

Miljøgodkendelse for arealsager (§ 16): 160 dage

Byggesager for mindre kompliceret byggeri: 40 dage

Byggesager for mere kompliceret byggeri: 50-60 dage 

Servicemålene angives som gennemsnitstider. Dog gælder der 180 dage som et loft over sagsbehandlingstiden for alle typer husdyrbrug. 

Overholdelse vil blive overvåget via halvårlige statistikker på kommune- og enkeltsagsniveau, og der vil være mulighed for at opgøre og offentliggøre, i hvor stor en del af sagerne, kommunerne har overholdt loftet. 

Inden for 21 dage efter ansøgningen er modtaget skal ansøger have besked på, om ansøgningen er fuldt oplyst. Hvis ansøgningen er det, tæller denne visitationsperiode med i opgørelsen af sagsbehandlingstiden. Vi benytter i dag sagsbehandlingstiden til

1) at sikre, at sagen i sin helhed er tilstrækkeligt oplyst,

2) vurdere de meddelte oplysninger,

3) høre parter samt andre myndigheder og inddrage offentlighed

4) træffe afgørelse. I behandlingen af en godkendelse kan der være behov for sags-

    behandling hos anden myndighed, ligesom der er lovpligtige høringer, der skal

    gennemføres. Dette indgår i de opstillede servicemål.

Der vil ofte være behov for flere oplysninger langt henne i sagsbehandlingsforløbet, herunder også af mere omfattende karakter. Hvis der forekommer ventetid ud over 7 dage på supplerende oplysninger fra ansøger, tæller denne ikke med i sagsbehandlingstiden. Praksis i dag på husdyrområdet, hvor ansøgers svartid ud over 7 dage trækkes fra sagsbehandlingstiden, kommer ligeledes til at omfatte miljøgodkendelser og byggesager.  

Hvis der på ansøgers foranledning sker ændringer i projektet på et tidspunkt, der ligger mere end 4 uger efter, at ansøgningen er registreret som fuldt oplyst, så betragtes ansøgningen som ny i forhold til sagsbehandlingstiden, hvormed målingen af sagsbehandlingstiden starter forfra. 

For virksomheder, der omfattes af en branchebekendtgørelse (i første omgang maskinværksteder) – og dermed ikke fremover skal have en miljøgodkendelse – sættes der en sagsbehandlingsfrist på 28 dage, med mindre kommunen gør indsigelse. Disse virksomheder vil således ikke komme til at indgå i opgørelse af sagsbehandlingstider. 

Godkendelse af husdyrbrug:

I nedenstående skema ses de gennemsnitlige sagsbehandlingstider på godkendelse af husdyrbrug i 2015. 

Type:

Servicemål (gennemsnit dage)

Maks. Loft (enkeltsager)

Gennemsnitlig sagsbehandlingstid i 2015

Antal sager over maks. loft i 2015

§ 10

110

180

70

 

§ 11

155

180

71

 

§ 12

180

180

111

2

§ 16

160

180

90

 

Som det fremgår af skemaet, kan Herning kommune allerede nu overholde servicemålene vedrørende gennemsnitsdage, for sagsbehandlingstider i 2015.

Forvaltningen har i 2015 fået ligeså mange ansøgninger ind på § 10, § 11, § 12 og § 16 til sammen, som kom ind i 2014, altså godt 40 stk., og forventer at det bliver cirka det samme antal i 2016.

Den største udfordring er kravet til maks. loft på enkeltsager. Det betyder, at Forvaltningen skal have et ”beredskab” til altid at kunne gå ind og sætte en sag i gang hurtigt. Da mængden af ansøgninger varierer noget over året, kan det i visse perioder blive svært at overholde. Da ansøgningerne ofte også kræver behandling efter anden lovgivning, vil de nye maks. loft på enkeltsager betyde, at sagsbehandlingstider for ansøgninger uden for aftalens område, må nedprioriteres. Det gælder f.eks. tilladelser og dispensationer i tilknytning til naturområder, bygge- og beskyttelseslinjer, byggeri i landzone med videre.

Miljøgodkendelser til virksomheder:

I nedenstående skema ses den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på nye ansøgninger om miljøgodkendelse og tillæg til godkendelser.

Sager med samtidige revurderinger og lovliggørelser er ikke medtaget. 

 

Nye

Nye

Tillæg

Tillæg

Servicemål

 

Antal

Gns. Dage

Antal

Gns. Dage

Dage

Bilag 1

0

 

4

59

200

Bilag 2

3

45

6

78

130

Som det fremgår af skemaet, kan Herning Kommune allerede nu overholde nye servicemål set i forhold til sagsmængden i 2015. 

Sager med samtidige revurderinger eller lovliggørelser har ofte længere sagsbehandlingstid. I 2015 blev de nye servicemål også overholdt for disse sager. 

Udfordringen på virksomhedsområdet er, at godkendelsesmyndigheden indenfor 21 dage efter ansøgningens modtagelse skal meddele ansøger, om ansøgningen er fuldt oplyst. Da virksomhedsgodkendelser langt fra er så standardiserede som husdyrgodkendelser, betyder det i praksis, at forvaltningen skal igennem en detaljeret sagsbehandling, der i nogle tilfælde er næsten lige så omfattende, som at skrive hele godkendelsen.  

Maskinværksteder er med den nye anmeldeordning omfattet af en branchebekendtgørelse og skal derfor ikke miljøgodkendes. Kommunen kan iht. bekendtgørelsen gøre indsigelse mod en anmeldelse indenfor 4 uger.  

Der skal således til enhver tid være beredskab til at håndtere ansøgninger/anmeldelser inden for disse frister. 

Som noget nyt skal godkendelse og spildevandstilladelse til virksomheden gives samtidig. Fokus på sagsbehandlingstider på miljøgodkendelser til virksomheder og godkendelse af husdyrbrug i Herning Kommune, har betydet at sagsbehandlingstiden på spildevandstilladelser er blevet meget lang. 

Byggesager:

Byggesagsbehandlingen har hen over 2015 gennemgået store forandringer for indsendelser og dokumentbehandling. Selvbetjeningssystemet Byg og Miljø er implementeret pr. oktober 2014 og har bl.a. givet anledning til en ændret kanalstrategi og behandling af sager på tværs i forvaltningen. Det kan oplyses, at systemets anvendelse har været en succes i forhold til, at alle sager nu modtages digitalt og bl.a. også de mange forespørgselssager, som behandles udover de konkrete byggeansøgninger.

Forvaltningen kan henvise til at Byg og Miljø i øjeblikket ikke har medført den gevinst som oprindeligt var tilsigtet, og at systemets potentiale må forventes forbedret i kommende nye versioner. Forvaltningen bruger i øjeblikket store resurser på at hjælpe ansøgere med at bruge systemet, men har den holdning, at indsatsen er godt givet ud og fremadrettet vil være en god investering. 

For året 2015 er der samlet modtaget 2244 nye indsendelser via Byg og Miljø og heraf kan der henvises til i alt 1333 nye sager mod ca.1200 for 2014. Der er således tale om en fremgang som primært kan henvises til en generel optimisme i kommunen og at der er samfundsmæssige og økonomiske faktorer der giver mulighed og behov for at bygge.

Det kan til orientering oplyses, at der er 38 nye lokalplaner undervejs og herudover 28 nye lokalplaner som ikke er blevet tildelt en sagsbehandler endnu. Det er udtryk for, at der planlægningsmæssigt er flere nye projekter på vej i 2016 og 2017 og dermed også behov for mere byggeri. 

Kommunen har aktuelt for byggesager en sagsbehandlingstid på 9 -11 uger. Det er ikke i overensstemmelse med de servicemål, som Herning Kommune selv har fastsat på 4 uger som et gennemsnit. Derfor er den nuværende sagsbehandlingstid ikke tilfredstillende. Hen over året 2015 har sagsbehandlingstiderne været moderat svingende og kun på et tidspunkt været nede på 4-6 uger, som er acceptabelt for en gennemsnitlig sagsbehandling og i nærheden af kommunens eget servicemål på gennemsnitligt 4 uger. 

Hen over året 2015 har der været indført en "kviksags"-behandlingstid på max. 2 uger for ukomplicerede og fyldestgørende mindre sager, som stort set har været overholdt. Det har primært været formålet, at belønne den fyldestgørende og enkle ansøgning til nyt enfamiliehus, carport eller lignende. 

Der kan i øvrigt henvises til en generel høj byggeaktivitet i 2015, og et mildt efterår og vinterperiode, der har gjort det muligt for ansøgere at opføre byggeri uden påvirkning af vejrforhold. 

Sagsbehandlingstiden har blandt andet været påvirket af ekstraordinært mange myndighedsopgaver, som følge af, at Herning Vand er igang med at forbedre kloaknettet ved en separering af regnvand og spildevand. Forbedringerne i kloaknettet medfører også, at forvaltningen løser ekstraordinært mange myndighedsopgaver vedr. fejlkoblinger på kloakledninger og tilladelser til nedsivning af regnvand på egen grund.  

Forvaltningen oplever en stigning i forespørgselssager, ca. 500 stk. i 2015. Sagerne prioriteres højt ud fra ønsket om at give maksimal erhvervsservice i forhold til ansøgernes muligheder inden for lovgivningen og evt. i forhold til dispensationsmuligheder. Flere af forespørgslerne er tidskrævende og kan på flere punkter sidestilles med behandlingen af en byggetilladelse. Ca. halvdelen af forespørgselssagerne bliver til egentlige ansøgninger.  

For at opretholde sagsbehandlingstider vil det være nødvendigt, at den økonomi der er forbundet med aftalen, udmøntes til at tilføre ekstra administrative ressourcer til områderne hurtigst muligt.

 

 

Økonomi

Med aftalen udmøntes 154 mio. kr. til kommunerne. Det forventes, at midlerne bliver udmøntet via bloktilskud til Herning Kommune med 1. mio. kr. i 2016, 0,55 mio. kr. i 2017 og 0,55 mio. kr. i 2018. Midlerne ønskes anvendt ved tilførsel af ekstra ressourcer til sagsbehandling af primært spildevandstilladelser og byggesagsbehandling. Desuden ønskes de understøttende funktioner styrket, det gælder f.eks. natur- og landskabsvurderinger og dispensationer efter anden lovgivning. Derved sikres, at sagsbehandlingen af byggeri og godkendelser til virksomheder og landbrug gennemføres uden unødige ophold. 

Fra 1. januar 2016 er Herning Kommune en del af det fælles ansøgningssystem Byg og Miljø Virksomhedsdelen, som betyder, at virksomheder skal ansøge om miljøgodkendelse her. For at sikre en smidig sagsgang er det nødvendigt med en fuld integration til sagsbehandlersystemet, hvilket der ikke er pt. Denne integration og omstillingen til det nye ansøgningssystem medfører en engangsudgift i 2016.

Indstilling

Direktøren for Teknik og Miljø indstiller,

at sagen tages til efterretning.
Direktøren for Teknik og Miljø indstiller,

Beslutning

Udvalget ønsker at ændre sagen til en behandlingssag.

 

Sagen sendes videre til Økonomi- og Erhvervsudvalget med anbefaling om, at den økonomi, der er forbundet med aftalen (1 mio. kr. i 2016 og 0,55 mio. kr. i 2017 og 2018) udmøntes hurtigst muligt, så der kan tilføres de nødvendige ekstra administrative ressourcer til området.