Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget
Mødedato: 28. november 2012
Mødested: C3.40

Dagsordenpunkter

143. Handleplan Bytoften

Sagsnr.: 00.00.00-G01-1-12 Sagsbehandler: Ejnar Tang  

Handleplan Bytoften

DIR
FOU
BFU
SOS
BSK
KFU
BYP
TMU
ØKE
BYR
 
 
 
 X
 
 
 
 
 
 

 

Øvrige sagsbehandlere: -

Sagsresume

Social- og Sundhedsudvalget godkendte på møde d. 30. maj 2012 en række forskellige handlemuligheder, som fremadrettet skulle sikre en stabil drift af Bytoften, økonomisk og organisatorisk, herunder bl.a.

  • Etablering af en task force på tværs af Herning Kommunes afdelinger, hvor Bytoftens bestyrelse og ledelse kan trække på bistand til løsning af HR problemstillinger, juridiske og økonomiske spørgsmål.

  • Tilbud om et uvildigt konsulentfirma, som skulle yde Bytoften bistand, til sikring af driftsgrundlaget, på baggrund af en kritisk gennemgang og vurdering af nuværende arbejdsgange, pædagogisk praksis og økonomisk styring.

  • En styrkelse af bestyrelsen, gennem en midlertidig tilførelse af økonomiske, juridiske og ledelsesmæssige kompetencer.

  • Gennemførelse af ekstraordinære budgetopfølgninger.


Der har siden været arbejdet med alle elementer. Før sommerferien indgik Bytoften aftale med konsulentfirmaet MUUSMANN om at forestå bistand til Bytoften. Det har resulteret i en handleplan, hvor der gives en række konkrete handlingsanvisninger.

Sagsfremstilling

Bytoftens bestyrelse, Bytoftens ledelse og Herning Kommune har arbejdet sammen om at finde løsninger på de mange udfordringer, som Bytoften står overfor.

Der er nedsat en styregruppe med bestyrelsesformanden, forstanderen, handicap- og psykiatrichefen og konsulenter fra MUUSMANN . På styregruppemøde d. 8. oktober fremlagde MUUSMANN  en udredning og analyse af forholdene. På den baggrund er der i begyndelsen af november udarbejdet en handleplan.
Her indgår følgende hovedelementer:

  • Ledelse og ledelsesstruktur

  • Serviceniveau

  • Samarbejde

  • Økonomi

    Inden iværksættelse af handleplanen har Bytoftens bestyrelse på et ekstraordinært bestyrelsesmøde d. 30. oktober 2012 vurderet, at det er nødvendigt at gennemføre ændringer i ledelsen, og den tidligere forstander er efter gensidig overenskomst fratrådt stillingen. Der er i stedet konstitueret en ny forstander og en afdelingsleder på døgnafdelingerne, frem til udgangen af 2013. Bytoftens bestyrelse og den nye ledelse skal i samarbejde med Herning Kommune i løbet af 2013 reetablere et sikkert driftsgrundlag for Bytoften.
     
    Der er i handleplanen opstillet formål, succeskriterier, konkrete aktiviteter, hvor ansvaret for udførelse er præciseret, tidsrammer, økonomi m.v. Der er i nedenstående gennemgang særlig fokus på de områder, hvor der forudsættes stillingtagen fra Social- og Sundhedsudvalget. Handleplanen er vedlagt dagsordenen som bilag.
     
    Ledelse og ledelsesstruktur
    Formålet er at revitalisere Bytoftens samlede ledelsesstruktur og varetagelsen af den samlede ledelsesopgave, så den bedst muligt understøtter håndteringen af de konkrete udfordringer, Bytoften står overfor nu og i fremtiden. Bytoftens ledelse omfatter både bestyrelsen, forstanderen, ledergruppen og til dels også koordinatorfunktionen.
     
    I forbindelse med indsættelse af en ny forstander på Bytoften, er arbejdet med de konkrete problemstillinger allerede igangsat i lederteamet.
     
    En af de problemstillinger, Social- og Sundhedsudvalget har haft fokus på, er ”fastlæggelse af bestyrelsens fremadrettede rolle og opgaver, nødvendige kompetencer og sammen-sætning og implementering af beslutninger herom”.
     
    Det konkretiseres således i handleplanen

  1. At Herning Kommune på politisk niveau grundlæggende skal tage stilling til, om man ønsker, at Bytoftens tilbud skal drives som selvejende eller kommunal institution. Det er helt afgørende for den fremadrettede indsats, at der sker en afklaring, og at der er ro om rammerne for organisationens drift.

  2. Hvis det er ønsket, at Bytoftens tilbud skal drives som selvejende institution, skal det overvejes på administrativt niveau i Herning Kommune, hvilke ændringer, der skal foretages i forvaltningernes måde at agere over for Bytoften, så forvaltningernes samspil med Bytoften er konsekvente i forhold til, at det er en selvejende institution.

  3. Bytoftens bestyrelse og i relevant omfang også Herning Kommune og forstanderen skal: (uddrag)

  • Overveje om bestyrelsen har den optimale sammensætning, struktur og størrelse i forhold til at kunne håndtere den nuværende situation og bringe institutionen succesfuldt ind i fremtiden.

  • Overveje hvordan bestyrelsen styrkes med strategiske, økonomiske og forretningsmæssige kompetencer.

 
Serviceniveau
Formålet er, at der i relation til Bytoftens tilbud besluttes, dokumenteres og implementeres en bæredygtig, tydelig og styrbar kobling/sammenhæng mellem den økonomiske ramme og det eksisterende serviceniveau.
 
Der skal bl.a. derfor etableres en rød tråd fra det serviceniveau, der fra politisk side ønskes i Herning Byråd, over den administrative myndighed og visitation i Herning Kommune til det operationelt udførende niveau på Bytoften.
 
Opgaven er udarbejdelse af ydelsesbeskrivelser og prioriteringstrappe, som skal medvirke til forventningsafstemning omkring serviceniveau for ledere, medarbejdere, beboere og brugere, der er forankret på Bytoften. Herning Kommunes rolle er at fastlægge et overordnet serviceniveau, som tager stilling til, hvilken ydelse Bytoften skal levere som specialinstitution.
 
Samarbejde
Formålet er at skabe tillid, fælles forståelse og en konstruktiv og proaktiv dialog i samarbejdet mellem Herning Kommune og Bytoften - på topledelsesniveau og blandt nøglepersoner i bredere dele af organisationen. I tilknytning hertil skal der arbejdes med

  • En samarbejdsorienteret kommunikation mellem Herning Kommune, bestyrelsen for Bytoften og ledere og medarbejdere på Bytoften,

  • Bytoften skal have en fast referenceperson i den centrale forvaltningsledelse på psykiatri- og handicapområdet,

  • Der skal gennemføre faste og hyppige koordinationsmøder mellem forvaltningen og ledelsesteamet på Bytoften.

 
Den politiske afklaring af om Bytoften skal være en selvejende eller en kommunal institution, er et centralt element i samarbejdet.
 
Økonomi
Formålet er at finde en løsning på håndteringen/finansieringen af det akkumulerede underskud på ca. 7-8 mio. kr., hvor alle relevante muligheder har været bragt i spil.
 
Der skal arbejdes med:

  • supplerende besparelser ved effektiviseringer af arbejdsgange i driften og en generel revurdering af omkostningssiden

  • proceseffektviseringer

  • salg af ejendom

  • korrektioner i ressourcetildelingsmodellen,

  • afdragsordning over en længere årrække i forhold til Herning Kommune.

  • hel eller delvist eftergivelse af beløbet,

  • finansiering af de omkostninger, Bytoften har haft til revitalisering af ledelsesstrukturen:

Bytoftens ledelse skal udarbejde et beslutningsoplæg til bestyrelsen om håndtering af det akkumulerede underskud på 7-8 mio. kr., der efter bestyrelsens behandling drøftes i styregruppen, forinden der fremsendes en endelig indstilling til Social- og Sundhedsudvalget.
 
Der er fastlagt tidsplaner for hvert enkelt indsatsområde. Arbejdet er igangsat, men der er fastlagt en tidsramme til udgangen af marts 2013. Social- og Sundhedsudvalget vil i den kommende periode blive løbende orienteret, og handleplanen vil blive omsat i konkrete beslutningsforslag, herunder også de beslutninger, der skal træffes i Social- og sundhedsudvalget.

Det er i det videre arbejde med handleplanen væsentligt, at Social- og Sundhedsudvalget drøfter handleplanens enkelte elementer, herunder ikke mindst de foreløbige beslutningstemaer, som Social- og Sundhedsudvalget skal tage stilling til.

 

Aktuel status

Der er i tilknytning til handleplanen igangsat en række konkrete initiativer, som udbygges og udmøntes i de komende måneder. Social- og Sundhedsudvalget vil blive løbende orienteret og inddraget med beslutningspunkter, hvor det er nødvendigt.

 

Helt aktuelt har Arbejdstilsynet aflagt tilsynsbesøg d. 17. november 2012. Arbejdstilsynet var tilfredse med de initiativer der er taget for at rette op på arbejdsmiljøet, påbudssagen er sat i bero og der vil blive gennemført et nyt opfølgende besøg i foråret.

Indstilling

Direktøren for Social, Sundhed og Beskæftigelse indstiller,

at sagen drøftes.
Direktøren for Social, Sundhed og Beskæftigelse indstiller,

Beslutning

Social- og Sundhedsudvalget har drøftet sagen og imødeser, at elementerne i handleplanen nu følges.
 
Social- og Sundhedsudvalget har respekt for de nødvendige beslutninger, som bestyrelsen for Bytoften allerede har truffet, men der kræves mange flere, og det er Social- og Sundhedsudvalgets klare forventning, at de beslutninger der skal tages i den nærmeste fremtid bliver taget og bliver taget med fokus på beboerne og personalet på Bytoften.
 
Social- og Sundhedsudvalget ønsker status for arbejdet med handleplanen på hvert af de kommende møder.

Bilag

  • Handleplaner for udviklingsarbejdet vedrørende varetagelsen af Bytoftens opgaver - af 12