Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget
Mødedato: 21. april 2021
Mødested: Holdes på Teams

Dagsordenpunkter

33. Udbud af Aktivitets- og Samværstilbud (varmestue)

Sagsnr.: 88.00.00-A00-1-21 Sagsbehandler: Hans Christian Mikkelsen  

Udbud af Aktivitets- og Samværstilbud (varmestue)

DIR

FOU

BFU

SOS

BSK

KFU

BYP

TMU

ØKE

BYR




X








Øvrige sagsbehandlere: -

Sagsresume

Under punktet skal Social- og Sundhedsudvalget behandle det samlede udbudsmateriale til brug for gennemførelse af udbud af Aktivitets- og samværstilbud (varmestue) samt tilbud om midlertidigt ophold i boformer.

Sagsfremstilling

Social- og Sundhedsudvalget godkendte på mødet den 15. december 2020, at Herning Kommune indgår aftale med Blå Kors Varmestue om forlængelse af tidligere gældende aftalegrundlag til og med udgangen af 2021. Af sagen fremgår det ligeledes, at den midlertidige forlængelse indgås med henblik på, at der gennemføres et udbud i foråret 2021 vedrørende den fremtidige drift af en varmestue gældende fra og med 1. januar 2022.


Administrationen har efterfølgende indgået aftale med Blå Kors Varmestue om forlængelse af gældende aftalegrundlag til og med udgangen af 2021, og med dette punkt præsenteres udvalget for det samlede materiale til brug for gennemførelse af udbuddet af den fremtidige drift af varmestuen samt herberget.


Lovgrundlaget

Kommunernes forpligtelser til at drive aktivitets- og samværstilbud (i daglig tale benævnt "Varmestuen") samt Kommunernes forpligtelser til at tilbyde midlertidigt ophold i boformer (i daglig tale benævnt "Herbergspladser") til personer med særlige sociale problemer er fastlagt i Lov om social service, lov Nr. 573 af 24. juni 2005. Heraf fremgår det:


  • At Kommunalbestyrelsen skal tilbyde aktivitets- og samværstilbud til personer med betydelig nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller med særlige
    sociale problemer til opretholdelse eller forbedring af personlige færdigheder eller af livsvilkårene. (§ 104).


  • At Kommunalbestyrelsen skal tilbyde midlertidigt ophold i boformer til personer med særlige sociale problemer, som ikke har eller ikke kan opholde sig i egen bolig, og som
    har behov for botilbud og for tilbud om aktiverende støtte, omsorg og efterfølgende hjælp (§ 110).



Udbuddets omfang

Det forestående udbud omfatter såvel aktivitets- og samværstilbud efter § 104 som tilbud om midlertidigt ophold i boformer efter § 110 - de opstillede tildelingskriterier i udbudsmaterialet knytter sig alle til aktivitets- og samværstilbud efter § 104, men tilbudsgivere forpligter sig ligeledes til at varetage driften af Herbegsdelen efter § 110.


Såvel aktivitets- og samværstilbuddet som herberget skal drives fra det planlagte nybyggeri på adressen Bethaniagade 26 - 30, Herning. I perioden fra 1. januar 2022 og frem til tidspunktet for færdiggørelsen af nybyggeriet - forventeligt efteråret 2022 - drives aktivitets- og samværstilbuddet samt herbergsdelen fra de midlertidige bygninger på Markedspladsen som idag.



Udbudsmaterialet

Det samlede udbudsmateriale består af følgende:


  • "Udbudsbetingelser" - hoveddokumentet som rummer beskrivelsen af de samlede betingelser ved udbuddets gennemførelse
  • "Kontrakt" - dokumentet udgør aftalegrundlaget imellem Herning Kommune og den kommende leverandør
  • "Bilag 1 - Kravspecifikation" - Kravspecifikationen beskriver ordregivers krav til driften af aktivitets- og samværstilbuddet
  • "Bilag 2 - Vilkår for varetagelse og drift af § 110"
  • "Bilag 3 - Beskrivelse af § 104 og § 110" - dokumentet rummer en beskrivelse af de fysiske rammer, aktiviteter og volumen for aktivitets- og samværstilbuddet efter Servicelovens § 104 og for herbergsdelen efter Servicelovens § 110.
  • "Bilag 4 - Løsningsbeskrivelse Kvalitet" - I dokumentet beskriver tilbudsgiver, hvorledes denne vil efterkomme de kvalitetsmæssige kriterier
  • "Bilag 5 - Løsningsbeskrivelse Pris" - I dokumentet angiver tilbudsgiver den årlige pris for drift af aktvitets- og samværstilbuddet efter § 104
  • "Bilag 6 - Løsningsbeskrivelse Mad og Drikke" - I dokumentet skal tilbudsgiver angive, hvilken slags mad og drikke der vil blive tilbudt brugerne af aktivitets- og samværstilbuddet, samt priserne herfor.


Målgrupperne for aktivitets- og samværstilbuddet.

Målgruppen for brugen af aktivitets- og samværstilbud efter § 104 er meget bredt sammensat – dette gælder både i forhold til brugernes alder, sociale baggrund og aktuelle livssituation.

I praksis betyder dette, at nogle brugere opsøger aktivitets- og samværstilbuddet for at få en kop kaffe i samvær med andre brugere og frivillige. Andre har brug for konkret rådgivning og hjælp i privatøkonomiske anliggender. Andre igen har måske brug for et måltid varm mad og en lidt dybere snak med fagprofessionelle omkring personlige udfordringer og hjælpemuligheder – herunder rådgivning om de støtte- og hjælpemuligheder, som tilbydes i offentligt regi.


Aktivitets- og samværstilbuddets meget brede målgruppe og det store spænd mellem de enkelte brugeres behov for rådgivning, støtte og hjælp stiller store krav til aktivitets- og samværstilbuddets ledelse og medarbejdere. Egenskaber som rummelighed, engagement, empati, autencitet, samarbejde og professionalisme er afgørende i arbejdet med målgruppen efter § 104.



Kriterier samt vægtning

Tilbuddene vil blive evalueret på baggrund af tildelingskriteriet "Bedste forhold mellem pris og kvalitet". Kontrakten vil således blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet. Der anvendes følgende underkriterier:


Underkriterier:

Vægtning i procent:

Pris

40 %

Kvalitet

60 %


Underkriteriet "Kvalitet" er opdelt i nedenstående delkriterier med den angivne vægtning:


  • Opgaveforståelse og opgavetilgang – vægtes med 15 %
  • Faglige kompetencer hos ledelse og det ansatte fagpersonale – vægtes med 15 %
  • Samarbejde med lokale frivillige og lokale frivillig-organisationer – vægtes med 15 %
  • Erfaringer fra samarbejdet med relevante myndigheder omkring målgrupperne – vægtes med 10 %
  • Faciliteter – vægtes med 5 %


For nærmere beskrivelse af de kvalitetsmæssige kriterier samt vurderingsgrundlaget i forhold til disse henvises til "Bilag 4 - Løsningsbeskrivelse Kvalitet"



Kontraktens varighed
I udbudsmaterialet lægges op til en kontraktperiode uden tidsbegrænsning. Herning Kommune kan dog opsige kontrakten med mindst 12 måneders varsel ligesom den kommende leverandør kan opsige kontrakten med et varsel på 12 måneder.


Tidsplanen for udbuddets gennemførelse

Udbuddet gennemføres efter nedenstående tidsplan, og det er forventningen at de indkomne tilbud skal behandles på Social- og Sundhedsudvalgets møde den 16. juni med henblik på, at Udvalget på dette møde vælger den kommende leverandør af aktivitets- og samværstilbuddet samt herbergspladserne.



Afsendelse af udbudsbekendtgørelse til TED

23. april 2021

Spørgefrist før indledende tilbudsfrist

7. maj 2021

Svarfrist før indledende tilbudsfrist

12. maj 2021

Indledende tilbudsfrist inkl. dokumentation

17. maj 2021, kl. 08.00

Frist for tilmelding til forhandlingsmøde

18. maj 2021, kl. 08.00

Mulige forhandlingsmøder

20. maj 2021, kl. 15:00-15:50

20. maj 2021, kl. 16:00-16:50

21. maj 2021, kl. 09:45-10:35

Endelig tilbudsfrist

28. maj 2021, kl. 08.00

Forventet offentliggørelse af resultatet af udbuddet

17. juni 2021

Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter kontrakten kan underskrives.

Kontraktindgåelse

30. juni 2021

Kontraktstart

1. januar 2022




Indstilling

Direktøren for Social, Sundhed og Beskæftigelse indstiller,

at udvalget beslutter at gennemføre udbuddet som beskrevet med de angivne kriterier og den foreslåede vægtning af kriterierne
Direktøren for Social, Sundhed og Beskæftigelse indstiller,

Beslutning

Godkendt som indstillet.


Udbudskriterierne tilrettes efter de afgivne bemærkninger.

Bilag

  • Udvalgsmødet - 1 - Bilag 6. Mad og drikke
  • Udvalgsmødet - 1 - Bilag 5. Løsningsbeskrivelse - Pris
  • Udvalgsmødet - 1 - Bilag 4. Løsningsbeskrivelse - Kvalitet
  • Udvalgsmødet - 1 - Bilag 3. Beskrivelse af aktivitets- og samværstilbuddet efter § 104
  • Udvalgsmødet - 1 - Bilag 2. Vilkår for varetagelse og drift af § 110
  • Udvalgsmødet - 1 - Bilag 1. Kravspecifikation
  • Udvalgsmødet - 1 - Kontrakt
  • Udvalgsmødet - 1 - Udbudsbetingelser