Udvalg: Økonomi- og Erhvervsudvalget
Mødedato: 25. februar 2013
Mødested: C3.40

Dagsordenpunkter

130. Godkendelse af deltagelse i KOMBITs udbud på et nyt bibliotekssystem

Sagsnr.: 85.11.00-P19-2-12 Sagsbehandler: Charlotte Sørensen  

Godkendelse af deltagelse i KOMBITs udbud på et nyt bibliotekssystem

DIR
FOU
BFU
SOS
BSK
KFU
BYP
TMU
ØKE
BYR
 
 
 
 
 
 X
 
 
 X
 X

 

Øvrige sagsbehandlere: Rasmus Cassøe, Pia Colstrup og Jørgen Krogh

Sagsresume

Herning Bibliotekerne ønsker at tilslutte sig KOMBITs udbud på et nyt bibliotekssystem til de danske folke- og skolebiblioteker.

Sagsfremstilling

KOMBIT er kommunernes it-fællesskab, hvis formål er at bestille og indkøbe it-løsninger på vegne af kommunerne, samt tilbyde kommunerne it-serviceydelser. En række kommuner har i forbindelse med konkurrenceudsættelse af deres bibliotekssystemer haft et ønske om at kunne realisere en besparelse og har i samarbejde med KOMBIT klargjort et omfattende udbud på udvikling og drift at et nyt et fælles bibliotekssystem for de danske folke- og skolebiblioteker.


Pt. har 84 kommuner tilsluttet sig udbuddet.


Herning Bibliotekerne ønsker af bibliotekspolitiske og praktiske årsager at tilslutte sig udbuddet, idet vi forventer en væsentlig systemmæssig forbedring i forhold til det nuværende system, samt deltagelse i fællesskabet vedrørende optimering og udvikling samt adgang til den vidensbank som vil blive opbygget i et fælles ejerskab. Det er desuden vigtigt at Herning Bibliotekerne, i egenskab af Centralbibliotek, tager del i den fælles udvikling af biblioteksområdet på landsplan.

 

ØKONOMI OG DRIFT:
KOMBIT har udarbejdet et udbudsmateriale, hvori de maksimale årlige driftsudgifter udgør op til 7 kr. pr borger i kommunen, svarende til årlige driftsudgifter for Herning Bibliotekerne på 604.000 kr. Ifølge KOMBITs egne oplysninger kan de enkelte biblioteker forvente besparelser i størrelsesordnen 25 til 40 % på driftsudgifterne. For Herning Bibliotekerne vedkommende er den potentielle besparelse på driften dog beregnet til ca. 66.000 kr. årligt, ekskl. lønudgifter, svarende til ca. 10 %.


Ud over udgifterne til den løbende drift af systemet, vil der det første år være udgifter til implementering af systemet samt konvertering af stamdata fra det nuværende system. Der må desuden påregnes en periode på mindst en måned med sideløbende drift af det nuværende system. Det forventes at disse omkostninger kan afholdes indenfor Herning Bibliotekernes nuværende budgetramme.


Det forventes, at systemet kan tages i drift i løbet af 2014, og at der vil være en afskrivningsperiode på 8 år. Der er derfor lagt op til, at en driftsaftale kan løbe i op til 8 år med mulighed for genudbud i løbet af perioden.


Sideløbende med processen vedrørende det nye bibliotekssystem arbejdes der på den fælles biblioteksportal ”Danskernes Digitale Bibliotek”, som forventes udrullet i samme periode. Det er Herning Bibliotekernes forventning at såfremt de potentielle besparelser på driften af det nye bibliotekssystem realiseres, vil disse kunne finansiere en del af omkostningerne til Danskernes Digitale Bibliotek.


TIDSPLAN:
Det er KOMBITs forventning, at systemet i løbet af foråret 2014 skal testes af en række biblioteker, hvorefter implementering kan ske i sommeren 2014.





Indstilling

Kultur- og Fritidsudvalget indstiller,

at Herning Bibliotekernes deltagelse i det fælleskommunale KOMBIT udbud af nyt fælles bibliotekssystem godkendes.
Kultur- og Fritidsudvalget indstiller,

Beslutning

Økonomi- og Erhvervsudvalget anbefaler indstillingen til Byrådet.