Udvalg: Økonomi- og Erhvervsudvalget
Mødedato: 20. januar 2014
Mødested: C3.40

Dagsordenpunkter

3. Praksis for udsendelse af dagsordner til Økonomi- og Erhvervsudvalget samt til byråd og fagudvalg

Sagsnr.: 00.22.00-A26-1-14 Sagsbehandler: Grethe Wilmoes  

Praksis for udsendelse af dagsordner til Økonomi- og Erhvervsudvalget samt til byråd og fagudvalg

DIR
FOU
BFU
SOS
BSK
KFU
BYP
TMU
ØKE
BYR
 
 
 
 
 
 
 
 
 x
 

 

Øvrige sagsbehandlere: -

Sagsresume

Hvert enkelt fagudvalg bestemmer selv, hvordan formen skal være ift. at få udsendt dagsordner. Økonomi- og Erhvervsudvalgets praksis er, at medlemmerne modtager dagsorden og bilag i papir. Materialet bliver bragt ud på privatadressen torsdag inden mødet afholdes om mandagen.

 

Det foreslås, at der indføres mulighed for brug af ipads til de politiske arbejde i udvalg og byråd.

Sagsfremstilling

Alle dagsordner, bilag og referater forefindes digitalt på den web-baserede platform, e-dagsorden. Dagsordner til byrådet udsendes digitalt torsdag inden mødet, dvs. 4 hverdage inden mødet. Byrådet får desuden udsendt sin dagsorden i papir. Bilag foreligger alene digitalt.  

 

Der er tradition for, at Økonomi- og Erhvervsudvalget får forelagt alle sager, inden de forelægges for Byrådet. Det betyder, at udvalgets dagsordner er ganske omfangsrige.

Omfanget af materiale har begrundet praksis for at udsende dagsorden og bilag i papir. Det sker torsdag inden mødet mandag, dvs. 3 hverdage inden mødet. 

 

Udvalgene bestemmer selv sin praksis. Enkelte udvalg har i den forgangne periode eksperimenteret med fravalg af papir, dvs. udelukkende brug af den digitale dagsorden.  

IT-hjælpeværktøjet til det politiske arbejde har gennem mange år været baseret på en PC til hvert byrådsmedlem samt en printer. Således også i den nuværende byrådsperiode. Der vil i løbet løbet af januar måned blive udleveret nye pc´er til alle 31  byrådsmedlemmer.  
 
For at understøtte det politiske arbejde mest muligt foreslås det, at Byrådet fremover gives mulighed for at gøre erfaringer med anvendelse af tablets, dvs. ipads.


Endelig stillingtagen til anvendelsen af ipads kan evt. ske på basis af indhøstede erfaringer det første år i byrådsperioden, såfremt der er enkelte udvalg, der ønsker at gøre brug af muligheden og indhøste de første erfaringer.
 
Det kan her nævnes, at Byplanudvalget på deres første møde behandlede spørgsmålet om dagsordenspraksis og besluttede "Indtil den elektroniske dokumenthåndtering bliver mere funktionel, ønskes bilagene i papirformat."

Økonomi

Den samlede udgift vil andrage ca. 120.000. Udgiften kan i givet fald afholdes indenfor byrådets ramme.

Indstilling

Direktøren for Økonomi, Personale og Borgerservice indstiller

at Økonomi- og Erhvervsudvalgets praksis opretholdes, således at dagsordner og bilag udsendes i papir,

 

at tilbud om ipad til Herning Byråd, herunder evt. til enkelte udvalg drøftes.
Direktøren for Økonomi, Personale og Borgerservice indstiller

Beslutning

Økonomi- og Erhvervsudvalgets praksis opretholdes, således at dagsordner og bilag udsendes i papir.

 

Anvendelse af I-pads i Herning Byråd er drøftet. Direktionen får til opgave at sikre et testudvalg for I-pads.