Udvalg: Økonomi- og Erhvervsudvalget
Mødedato: 14. juni 2021
Mødested: Teams

Dagsordenpunkter

135. Afbureaukratisering og regelforenkling. Initiativer 2021

Sagsnr.: 00.15.25-P20-1-21 Sagsbehandler: Jane Bitsch Kehlet  

Afbureaukratisering og regelforenkling. Initiativer 2021

DIR

FOU

BFU

SOS

BSK

KFU

BYP

TMU

ØKE

BYR


x









x



Øvrige sagsbehandlere:

Sagsresume

Byrådet ønsker jvf. det politiske arbejdsgrundlag fokus på afbureaukratisering og regelforenkling. Direktionen har ansvaret for årligt at præsentere byrådet for konkrete forslag og initiativer på området.

Der præsenteres her to konkrete forslag.

Sagsfremstilling

Herning Kommune har som alle andre offentlige organisationer en løbende opgave med at holde øje med muligheder for et effektuere afbureaukratisering og regelforenkling (AR). I det politiske arbejdsgrundlag er det beskrevet, at Byrådet ønsker fortsat fokus på afbureaukratisering og regelforenkling, hvor det er muligt. Bestræbelserne gælder alle medarbejdere og arbejdsfunktioner, uanset hvor i kommunen, man er placeret. Direktionen har ansvaret for årligt at præsentere byrådet for konkrete forslag og initiativer på området.


Siden forrige rapportering har der i Herning Kommune blandt andet været arbejdet med fortsat implementering og efter-implementering af Cura Omsorg (Sundhed og Ældre) og Cura Social (Handicap og Psykiatri). Læringen er, at det kræver tid og vedholdenhed at ændre arbejdsgange og dermed også at høste de AR gevinster, der ligger i de nye systemer. Corona har i den forbindelse løftet innovationskraften i de lokale processer, hvor der hurtigt er skabt løsninger for at sikre den fortsatte serviceproduktion, mens mere strukturerede udviklings- og evalueringsprocesser, har været helt eller delvist pauseret.


Et andet arbejde er sprunget ud af tidsanalysen af pædagogernes arbejde i dagtilbud, jf. budgetforlig 2020. Med baggrund heri er der skabt et enstrenget system ift. anvendelse af redskaber og IT-understøttelse i forbindelse med analyse/vurderinger af børn. Nu anvendes Rambølls system ”Hjernen og Hjertet” af såvel Center for Børn og Læring som Center for Børn og Forebyggelse. Det har betydet kortere arbejdsgange for alle.


I det tværorganisatoriske ses styrken i at stå på et fælles fundament, når udviklingsaktiviteter skal fastholdes trods ualmindelige vilkår. Det vidner ikke mindst RPA-indsatsen om, hvor det trods lange hjemsendelsesperioder er lykkedes at udvikle og implementere løsninger såvel lokalt som tværorganisatorisk.


På den baggrund er forslaget, at der i 2021 arbejdes fokuseret på to indsatsområder, der med udgangspunkt i de lokale udfordringer skaber løsninger til gavn for hele organisationen:


Automatiseringsindsats (RPA)

Efter et år med RPA i Herning Kommune hvor fokus har været på at udvikle processer og metoder, der sikrer bæredygtige og robuste løsninger, er forslaget, at der i 2021 realiseres nogle af de op mod 100 automatiseringspotentialer, der allerede er identificeret. Pt. er der udvalgt 18 sager til yderligere prioritering. Herudover arbejder Teknik og Miljø med at kvalificere yderligere 7-10 ønsker.


Forventningen er, at der med ansættelse af yderligere en RPA-ressource i 2021 kan udvikles yderligere 7 til 12 nye "robotter", afhængig af omfang og kompleksitet. Se Bilag 1 for en uddybning af RPA-arbejdet i 2020 samt oversigt over de 18 udvalgte arbejdsgange.


Bedre systemunderstøttede ansættelses- og fratrædelsesprocedurer

Indsatsen tager udgangspunkt i en kortlægning af ansættelsesprocessen i Sundhed og Ældre. Analysen viste, at processerne omkring den administrative ansættelse er præget af mange forskellige arbejdsgange, mange tilbageløb grundet manglende eller forkert indsendt dokumentation, forskelligartet og uhensigtsmæssig systembrug samt mange manuelle processer, da Herning Kommune ikke har en autoritativ database med organisationsdata – herunder beslutninger og ensretning i forhold til jobprofiler. Det betyder konkret, at kommunen ikke er i stand til at udnytte de nuværende systemer optimalt og dermed skabe en sammenhængende og digitalt understøttet ansættelsesproces.


Forlaget er, at der i 2021 startes med at skabe et stabilt og autoritativt fundament for vores organisationsdata og rydde op i uhensigtsmæssige regler og arbejdsgange, der besværliggør processen. I første omgang med fokus på selve ansættelsesprocessen, fordi det er her, der skabes data, men på sigt også i forhold til en fastholdelses- og kompetenceudviklingsdagsorden. Det vil give kommunens ledere bedre mulighed for at følge op på fx uddannelses- og kompetenceudviklingstiltag og bidrage til at nyansatte får en positiv on-boarding i Herning Kommune.


Ud over de to konkrete initiativer arbejdes der bredt og løbende med afbureaukratisering og regelforenkling. Det fortsættes der med samtidig med, at der i næste runde sættes fokus på det decentrale niveau - er der her "selvskabte plager", der med mening kan reduceres/fjernes?


Indstilling

Underdirektøren for Direktionens Stab indstiller

at det tages til orientering, at der pt. konkret arbejdes med afbureaukratiserings- og regelforenklingsinitiativer i forhold til udvikling af yderligere RPA løsninger samt at der skabes en sammenhængende og automatiseret løsning til understøttelse af ansættelsesprocessen i Herning Kommune.
Underdirektøren for Direktionens Stab indstiller

Beslutning

Indstillingen er tiltrådt.

Bilag

  • Bilag 1 _ AR 2021