Udvalg: Økonomi- og Erhvervsudvalget
Mødedato: 13. juni 2016
Mødested: C3.40

Dagsordenpunkter

227. Opfølgning på regelforenkling på Økonomi- og Erhvervsudvalgets område

Sagsnr.: 00.30.02-A26-1-16 Sagsbehandler: Hanne Agnes Østergaard Rasmussen  

Opfølgning på regelforenkling på Økonomi- og Erhvervsudvalgets område

DIR

FOU

BFU

SOS

BSK

KFU

BYP

TMU

ØKE

BYR

 

 

 

 

 

 

 

 

  X

   X

 

Øvrige sagsbehandlere: Leo Pedersen, Mette Korsgaard Harbøll

Sagsresume

Budgetforligspartierne har opfordret medarbejderne i Herning Kommune til at identificere mulige områder, hvor regelforenklinger kan gennemføres. Der er kommet mere end 300 forslag på bordet. Byrådet blev på forårets budgetkonference præsenteret for det overordnede resultat. Her gives en opfølgende status.

 

 

Sagsfremstilling

Byrådet blev på forårets budgetkonference præsenteret for resultater og indmeldinger om regelforenklinger.

 

De over 300 forslag er tematiseret, der er tildelt ansvar for hvert enkelt forslag til en direktør/chef/leder, og cheferne har vurderet, om der skal arbejdes videre med det enkelte forslag nu, om det skal gemmes til senere, eller om der ikke skal arbejdes med det. Sidstnævnte i tilfælde af, at der fx er tale om en misforståelse/hvis det vurderes, at forslaget ikke er forenklende/hvis det vurderes, at det vil kræve uforholdsmæssigt mange ressourcer at lave en ændring.

Processen omkring at give tilbagemeldinger til samtlige forslagsstillere er i fuld gang; de fleste af de, der har fået en tilbagemelding, har fået den pr. email. Det er den chef/leder, der er ”i løsningsfeltet”, der har fået ansvaret for at melde tilbage.

Derudover er cheferne i gang med at vurdere, hvilke af de forslag, der ikke skal arbejdes videre med, der bør fremsendes til politikerne til orientering (cheferne vurderer dette ud fra, om politikerne kan tænkes at have en interesse i forslaget, og om forslaget har med lokalpolitiske beslutninger at gøre). I denne sag præsenteres senere to sådanne forslag.

Der er overordnet 3 tematikker, som der arbejdes med; stordriftsfordele/mere centralisering. Samspil/forståelse mellem centrale og decentrale enheder. Og bedre ledelsesstøtte (redskaber, videndeling, koordinering etc.).  

Indsatsen har været kendetegnet ved en høj grad af interesse (med mange flere forslag end forventet) og en bred spredning i, hvor forslagene kommer fra. 197 (65%) af forslagene kommer således fra decentrale enheder (medarbejdere, MED-udvalg eller ledere) – resten kommer fra fagforvaltninger/Direktionens Stab/fra udvalgene.

Indsatsen er også kendetegnet ved, at der har været mange tværgående forslag. Således henvender 153 af forslagene (dvs. halvdelen af alle forslag) sig til en anden forvaltning (eller til direktionen, eller Direktionens

Der er desuden kommet et par forslag vedr. et permanent sted at melde forslag til forenklinger ind i fremtiden. Det vil direktionen tage stilling til efter evalueringen af forenklingsindsatsen i efteråret, som del af en drøftelse af eventuelle fremtidige forenklingsindsatser.

 

I forbindelse med budgetkonferencen blev det udtrykt at administrationen ikke skulle dømme forslag, der relaterer sig til det politiske rum ude af "politiske hensyn". På den baggrund fremsendes forslag om at ændre indhold og trykning af budgetforslag til første behandling af budgettet til drøftelse i forligskredsen. Årsagen til forslaget er, at det opleves som administrativt tungt med et lille udbytte.

 

Forslaget indeholder to spor:

 

  1. At fortsætte med det nuværende indhold, men undlade trykning af små 400 sider og i stedet udsende en PDF-fil med indholdet. Herved er der en besparelse på trykning på 10.000 kr. samt ressourcer/tid til forberedelse af materialet til trykning.

 

  1. Ændre på indholdet af materialet til første behandling af budgettet. Idag samles budgetforslaget (uden fremskrivning) og udleveres til byrådet i en mappe i juni måned. I september efter anden budgetkonference og til 1. behandling af budgettet tilretter fagforvaltningerne budgetmaterialet til nyt prisniveau. Når budgettet er endelig godkendt i oktober tilretter fagforvaltningerne budgetmaterialet endeligt. Denne praksis indebærer, at budgetmedarbejderne i fagforvaltningerne og centralt arbejder med budgetmaterialet af tre omgange. Forslaget går på, at budgetmaterialet til første behandling indeholder en oversigt over tekniske korrektioner på serviceområdeniveau uden et fremskrevet afsnit med driftsbemærkningerne.

 

Praksis i Holstebro, Odense, Vejle, Svendborg og Silkeborg Kommune er undersøgt. I alle kommuner udarbejdes PDF-fil uden trykning af materialet.

Indstilling

Underdirektøren for Direktionens Stab indstiller

at status tages til orientering,

 

at forslag til forenkling og trykning af budgetmateriale til første behandling drøftes.
Underdirektøren for Direktionens Stab indstiller

Beslutning

Status er taget til orientering.

 

Forslag til forenkling og trykning af budgetmateriale til første behandling er drøftet.
Forslag 1 er godkendt, der udsendes fremover en PDF-fil med indholdet.

Forslag 2 er ikke godkendt. Indholdet i materialet til første behandling af budgettet ændres ikke.