Udvalg: Økonomi- og Erhvervsudvalget
Mødedato: 7. december 2020
Mødested: "Broen" - A1.158

Dagsordenpunkter

353. Godkendelse af leasing af it-udstyr

Sagsnr.: 85.15.00-Ø54-14-20 Sagsbehandler: Thomas Kruse  

Godkendelse af leasing af it-udstyr

DIR

FOU

BFU

SOS

BSK

KFU

BYP

TMU

ØKE

BYR










X



Øvrige sagsbehandlere: Ellen Bagge Grimstrup, Pia Colstrup

Sagsresume

Der anmodes om godkendelse af finansiering af it-udstyr via en leasingaftale ved KommuneLeasing.

Sagsfremstilling

Herning Kommunes plejecentre skal have udskiftet it-udstyr, som foreslås finansieret via en leasingaftale ved KommuneLeasing.


Plejecentrene fik i 2013 etableret wireless til brug for bl.a. KMD Care og nu Cura(omsorgssystem). Producenten Cisco har meldt ”end of life” på udstyret i slutningen af 2021. Det vil sige, at det herefter ikke er muligt at få teknisk support på hardware eller software, hverken drift eller sikkerhedsmæssigt.


Der skal skiftes ca. 330 accesspoints samt 65 switche. Nuværende switche er fra 2006 og accespoints fra 2013.


Indkøb af hardware er afholdt i EU udbud under en rammeaftale.


Indkøb af hardware forventes at have opstart medio januar 2021 og praktisk implementering på de forskellige plejecentre vil ske hen over 1. kvartal til 3. kvartal 2021.


Økonomi

Samlet set budgetteres anskaffelsessummen for it-udstyret til 2.391.159 kr. excl. moms. Den endelige anskaffelsessum kan afvige herfra i mindre grad. Levetiden vurderes at være ca. 5 år, hvorefter der skal geninvesteres i it-udstyret.


Investeringen kan finansieres via en 5 årig leasingaftale med KommuneLeasing.


Jf. Herning Kommunes Retningslinjer for finansiel styring skal leasingaftaler med en anskaffelsessum på over 500.000 kr. godkendes i Økonomi- og Erhvervsudvalget. Leasing af driftsudstyr kan som hovedregel kun anvendes, hvis der kan dokumenteres en driftsøkonomisk besparelse ved arrangementet og aftalens løbetid må ikke overstige den økonomiske levetid på it-udstyret.


Der er indhentet tilbud fra KommuneLeasing på henholdsvis en fast samt en variabelt forrentet leasingydelse. Tilbuddet er udarbejdet med baggrund i det nuværende renteniveau. Ydelsen i den endelige leasingaftale tilpasses det aktuelle renteniveau ved henholdsvis opstart af leasingaftalen(fast rente) og aftaleindgåelsen(variabel rente).


Ved en anskaffelsessum på 2.391.159 kr. samt en restværdi på 23.912 kr. udgør den samlede leasingydelse over en 5 årig periode henholdsvis:

  • 2.396.043 kr. ved en fastforrentet aftale med en rente på 0,5% årligt. Leasingydelsen udgør 479.209 kr. årligt excl. moms
  • 2.392.394 kr. ved en variabel forrentet aftale med en rente på 0,4368%, opgjort ved det nuværende renteniveau. Leasingydelsen udgør 478.479 kr. årligt excl. moms


Forskellen på en leasingaftale med fast henholdsvis variabel rente udgår således 3.649 kr. over en 5 årig periode, svarende til 730 kr. årligt. Af hensyn til budgetsikkerhed vurderes det fordelagtigt at vælge en fastforrentet leasingaftale.


Der er en lille merpris ved en leasingaftale i forhold til anskaffelsessummen for it-udstyret. Finansiering af it-udstyret via i en leasingaftale skaber dog en forudsigelig og jævn driftsøkonomi frem for afholdelse af en større anskaffelsessum med nogle års mellemrum. Herning Kommune budgetterer til sammenligning med en renteindtægt på 1,4% af den gennemsnitlige likviditet inkl. deponerede midler i 2021, hvilket overstiger forrentningen af leasingaftalen. Herning Kommune har desuden tidligere leaset it-infrastruktur ved KommuneLeasing, jf. besluttet på møde i Økonomi- og Erhvervsudvalget den 5. november 2018, pkt. 330.


Den årlige leasingydelse finansieres af Serviceområde 18 Sundhed og Ældre.


Ved aftaleindgåelsen kan leasingaftalen tilpasses den endelige anskaffelsessum.


Indstilling

Underdirektøren for Direktionens Stab indstiller

at it-udstyret finansieres via en fastforrentet leasingaftale ved KommuneLeasing. Leasingaftalen tilpasses den endelige anskaffelsessum.
Underdirektøren for Direktionens Stab indstiller

Beslutning

Økonomi- og Erhvervsudvalget besluttede, at administrationen indhenter et tilbud fra en alternativ leasingudbyder, og at administrationen bemyndiges til at indgå aftale på baggrund af det billigste tilbud.

Lars Krarup deltog ikke i sagens behandling.