Udvalg: Økonomi- og Erhvervsudvalget
Mødedato: 5. november 2018
Mødested: C3.40

Dagsordenpunkter

330. Investering i it-infrastruktur

Sagsnr.: 85.15.00-Ø54-18-18 Sagsbehandler: Poul Venø  

Investering i it-infrastruktur

DIR

FOU

BFU

SOS

BSK

KFU

BYP

TMU

ØKE

BYR

 

 

 

 

 

 

 

 

 X

 

 

Øvrige sagsbehandlere: - Thomas Herskind

Sagsresume

Herning Kommune baserer driften af sine IT systemer på en fysisk platform, der omfatter hardware enheder indenfor netværk, servere, storage og backup.

 

Større dele af platformen skiftes med ujævne mellemrum, så der nogle år er større behov for reinvesteringer end andre. Dertil kommer løbende tilkøb af ekstra kapacitet eller udvidelse af f.eks. netværk med nye lokationer som f.eks. trådløs netværk på Herning Kommunes skoler. Historisk set har Herning Kommune anvendt en kombination af ekstraordinære bevillinger, anlæg og leasing til at udjævne disse investeringsbehov fra år til år

 

Ved den netop overståede budgetlægning var der ikke fuldt overblik over behovet, hvorfor temaet alene blev slået an som en del af arbejdet med invsteringsoversigten. Der kan nu nærmere redegøres for behovet og for mulige finansieringsløsninger. 

Sagsfremstilling

Herning Kommune baserer driften af sine IT systemer på en fysisk platform, der omfatter hardware enheder indenfor netværk, servere, storage og backup. Levetiden for udstyr i den fysiske driftsplatform er typisk mellem 3 - 7 år. Større dele af platformen skiftes derfor med ujævne mellemrum, så der nogle år er større behov for reinvesteringer end andre. Dertil kommer løbende tilkøb af ekstra kapacitet eller udvidelse af f.eks. netværk med nye lokationer som f.eks. trådløs netværk på Herning Kommune` s skoler. Historisk set har Herning Kommune anvendt en kombination af ekstraordinære bevillinger, anlæg og leasing til at udjævne disse investeringsbehov fra år til år. Seneste større samlet investering var i 2014.

 

Samlet set er Herning Kommune` s fysiske IT platform således aldrende, hvilket medfører tre problemstillinger:

 

  1. Væksten i datamængder og IT systemer udnytter kapaciteten i den eksisterende platform, hvilket betyder, at der er behov for at tilkøbe kapacitet til den fysiske driftsplatform. Rammes kapacitetsloftet vil konsekvensen være " langsomme systemer" og problemer med at overholde backup krav.
  2. Overholdelse af GPDR loven, som kom 25. maj 2018 som en EU forordning og stiller krav om bedre teknologiske sikkerhed med at have IT systemerne opdateret til nyeste teknologi samt også større krav til beskyttelse af personfølsomme data i Herning Kommune` s IT systemer.
  3. Garanti/serviceaftaler kan ikke længere gentegnes på visse enheder, eller kun til priser højere end afskrivningen på nyt udstyr. Muligheden for at tegne forlænget service er for visse enheder udtømte - og derfor kan nedbrud på fysisk hardware medføre længere nedetid (end nødvendigt), fordi levering af reservedele ikke kan garanteres indenfor kendt tidsfrist.

 

I den aktuelle situation er der sammenfald mellem enheder, som ikke kan holdes i serviceaftaler og kapacitetsbetinget udvidelse af andre løsninger. Derfor er behovet for reinvesteringer ekstra stort. Da investeringer i driftsplatformen ikke kan udskydes uden risiko for alvorlige driftsudfald, anbefales hovedparten af de nødvendige investeringer gennemført i 2018 og 2019.  

 

Det foreslås, at investeringen håndteres i en leasingaftale, da dette dels muliggør at vi kan påbegynde indkøbet nu og dels skaber en forudsigelig årlig driftsøkonomi til formålet / finansieringen udjævnes og vi undgår at der skal skabes finansieringskraft springvist. Det er jf. de finansielle retningslinier Økonomi- og Erhvervsudvalget, der skal godkende leasingaftaler til en værdi større end 0,5 mio. kr.

Økonomi

Samlet set vurderes behovet for investeringer at ligge på ca. 9,8 mio. kr. i perioden 2018 til 2020.

Investeringerne kan finansieres via en rammeaftale med KommuneLeasing, hvilket ses som en realistisk og praktisk løsning. Selve rammeaftalen opbygges med en oparbejdningsperiode fra november 2018 til december 2019. I den periode kan Herning kommune gennemføre indkøb af de nødvendige elementer til driftsplatformen. Ved udgangen af 2019 lukkes oparbejdningsaftalen og første leasingsydelse falder ved indgangen til 2020.

Den fornødne økonomi til leasingaftalen, som forventes at have en gennemsnitlig tilbagebetalingstid på fem år, forudsættes at skulle findes i de eksisterende budgetter, herunder ved gevinster ved implementering af monopolbruddet og opsparede midler. Der vil desuden være mulighed for i leasingaftalen at foretage ekstraordinære 'afdrag' i det omfang det er muligt og meningsfuldt, eks., hvis der tilføres midler i budgetprocessen.  

Indstilling

Underdirektøren for Direktionens Stab indstiller,

at der gives accept for anvendelse af KommuneLeasing til at foretage de nødvendige investeringer i IT infrastruktur,
at en mulig rammeudvidelse drøftes i forbindelse med rammeudmelding for budget 2020.
Underdirektøren for Direktionens Stab indstiller,

Beslutning

Indstillingen er tiltrådt.

 

Lars Krarup deltog ikke i sagens behandling.

 

Poul Venø var til stede ved sagens behandling.