Udvalg: Beskæftigelsesudvalget
Mødedato: 18. november 2020
Mødested: A1.158

Dagsordenpunkter

86. Udbud af Danskuddannelsen

Sagsnr.: 15.00.00-A00-13-20 Sagsbehandler: Hans Christian Mikkelsen  

Udbud af Danskuddannelsen

DIR

FOU

BFU

SOS

BSK

KFU

BYP

TMU

ØKE

BYR





X







Øvrige sagsbehandlere: -

Sagsresume

Beskæftigelsesudvalget besluttede på mødet i oktober at genudbyde Danskuddannelsen.


Under punktet præsenteres Udvalget for det samlede udbudsmateriale med henblik på Udvalgets godkendelse.

Sagsfremstilling

På mødet i oktober besluttede Beskæftigelsesudvalget at genudbyde Danskuddannelsen efter den skitserede tidsplan "B". Herudover besluttede Udvalget, at udbuddet af gennemføres som et fælles udbud imellem Herning og Ikast-Brande Kommuner såfremt Arbejdsmarkedsudvalget i Ikast-Brande kan tiltræde dette og, at det endelige udbudsmateriale forelægges Beskæftigelsesudvalget på mødet den 18. november 2020 med henblik på udvalgets godkendelse.


Ikast-Brande tiltræder gennemførelsen af et fælles udbud

Arbejdsmarkedsudvalget i Ikast-Brande Kommune drøftede udbud af Danskuddannelsen på mødet den 28. oktober, og Arbejdsmarkedsudvalget besluttede på mødet, at Ikast-Brande Kommune går i fælles udbud om sprogundervisningen med Herning Kommune.


Herudover besluttede Arbejdsmarkedsudvalget i Ikast-Brande Kommune, at Arbejdsmarkedsudvalget ønsker at drøfte udbudsmaterialet, inden dette sendes ud - Herning og Ikast-Brande Kommuner har efterfølgende aftalt, at udbudsmaterialet fremsendes til Ikast-Brande Kommune på tidspunktet for udsendelsen til Beskæftigelsesudvalget i Herning Kommune og, at eventuelle bemærkninger fra Arbejdsmarkedsudvalget i Ikast-Brande Kommune medtages til mødet den 18. november i Beskæftigelsesudvalget i Herning Kommune.


Udbudsmaterialet

Det samlede udbudsmateriale består af følgende:

  • "Udbudsbetingelser" - hoveddokumentet, som rummer den samlede beskrivelse af betingelserne ved udbuddets gennemførelse
  • Bilag 1 "Kravspecifikation" - dokumentet indeholder en kort beskrivelse af lovgrundlaget for Danskuddannelsen, formålet med Danskuddannelserne, målgrupperne for Danskuddannelsen, samt Undervisningskompetencer.


  • Bilagene 2A "Tilbudsliste" - dokumentet indeholder oplysninger om det aktuelle antal kursister på DU1, DU2 og DU3, og anvendes til brug for tilbudsgivers prisangivelse


  • Bilagene 2B, 2C, 2D, og 2E - dokumenterne anvendes til beskrivelse af, hvorledes tilbudsgiver vil efterkomme kravene ift. delkriterierne "Undervisning", "Samarbejde", "Fysiske rammer og kontakt" samt "Kompetenceudvikling"


  • Bilag 3 "Kontraktudkast" - dokumentet fastlægger de aftalemæssige vilkår ved indgåelse af kontrakt


  • Bilag 4 "Oversigt over medarbejdere, som er omfattet af principperne i Lov om virksomhedsoverdragelse" (vedlagt som lukket bilag på dagsordenen) - dokumentet rummer en oversigt over og en beskrivelse af det personale hos Lærdansk, som vil være omfattet af principperne i Lov om virksomhedsoverdragelse.



Vigtige fokuspunkter i udbudsmaterialet


Hoveddokumentet "Udbudsbetingelser" rummer den samlede beskrivelse af udbudsbetingelserne - herunder beskrivelse af udbuddets omfang, oplysninger om anvendelsen af "Lov om virksomhedsoverdragelse", vejledende tidsplan for udbuddets gennemførelse, bestemmelser omkring udelukkelse og egnethed, beskrivelseskrav i forhold til tilbuddets indhold samt tilbudsevaluering - herunder tildelingskriterium, underkriterier og evalueringsmodel mv.


Til brug for Udvalgets behandling af udbudsmaterialet skal opmærksomheden særligt henledes på følgende:


  1. "Tilbudsevaluering" - beskrevet i kapitel 11, afsnittene 11.1 - 11.7
  2. "Kontraktens løbetid" - beskrevet i kapitel 3, afsnit 3.3
  3. "Lov om virksomhedsoverdragelse" - beskrevet i kapitel 4



Ad 1. Tilbudsevaluering

I "Udbudsbetingelser", kapitel 11 fremgår det, at tildelingskriteriet er "bedste forhold mellem pris og kvalitet", idet underkriterierne "Pris", "Undervisning", "Samarbejde", "Fysiske rammer og kontakt" samt "Kompetenceudvikling" indgår med en vægtning som følger:


Underkriterie

Vægtning

Pris

40%

Undervisning

25%

Samarbejde

20%

Fysiske rammer og kontakt

10%

Kompetenceudvikling

5%


De valgte underkriterier og vægtningen af disse afspejler det faktum, at Herning og Ikast-Brande Kommuner lægger afgørende vægt på at få adgang til et prismæssigt konkurrencedygtigt produkt - og samtidig sikre kvaliteten i forhold til undervisningens indhold, samarbejdet, de fysiske rammer og kontaktmuligheder og i forhold til at sikre kompetenceudvikling af underviserne.


I "Udbudsbetingelser", afsnit 11.3 - 11.7 motiveres de enkelte underkriterier, beskrivelseskravene i forhold til de enkelte underkriterier præciseres, og der redegøres nærmere for, hvordan Herning Kommune vil evaluere besvarelserne i de indkommende tilbud.



Ad 2 "Kontraktens løbetid"

Ved fastsættelsen af kontraktens løbetid skal der tages balancerede hensyn - på den ene side set skal løbetiden sikre en "langtidsholdbar" løsning på Danskuddannelsen ligesom Kommunen skal søge at minimere det ressourceforbrug, som er forbundet med gennemførelsen af et udbud. På den anden side set skal det være muligt for Herning Kommune at komme ud af aftalen, såfremt leverandøren ikke efterlever Kommunes forventninger til samarbejdet.


Den eksisterende kontrakt med den nuværende leverandør "Lærdansk Herning" har en løbetid på 4 år med en indbygget option om en mulig forlængelse af aftalen i op til 2 x 1 år - en option, som Beskæftigelsesudvalget valgte at bringe i anvendelse, da Udvalget i 2018 besluttede at forlænge kontrakten med 2 år i perioden fra 1. maj 2019 - 30. april 2021.


I afsnit 3.3. i "Udbudsbetingelser" fremgår det, at Herning og Ikast-Brande kommuner også ved dette udbud ønsker at indgå en kontrakt med en løbetid på 4 år med en indbygget option om mulig forlængelse af aftalen i op tli 2 x 1 år, såfremt begge parter måtte ønsker dette. Endvidere fremgår det af bilag 3 "Kontraktudkast", at Kontrakten af ordregiver kan opsiges med 6 måneders varsel til den første i en måned.



Ad 3 "Lov om virksomhedsoverdragelse"

En beslutning om at principperne i Lov om virksomhedsoverdragelse finder anvendelse indebærer, at den nye leverandør overtager den nuværende leverandørs forpligtelser overfor de medarbejdere, som er beskæftiget med den udbudte opgave - ved udvælgelsen af de medarbejdere som vil være omfattet af principperne Lov om virksomhedsoverdragelse lægges til grund, at den enkelte medarbejder anvender minimum 50 % af sin arbejdstid på den udbudte opgave "Danskuddannelse 1, 2 og 3"


Beskæftigelsesudvalget kan beslutte, at principperne i Lov om virksomhedsoverdragelse finder anvendelse under forudsætning af, at der er tale om et sagligt krav i forhold til den konkrete løsning af opgaven - det hensyn man søger at varetage ved at stille kravet, skal være i kommunens interesse.


Det salige krav i forhold til at bringe principperne i Lov om virksomhedsoverdragelse i anvendelse

Herning og Ikast-Brande Kommuner samt Lærdansk Herning er i fællesskab lykkedes med at etablere et særdeles velfungerende samarbejde med de lokale virksomheder og øvrige aktører omkring Danskuddannelsen – dette gælder både i det daglige samarbejde arbejde, og via deltagelsen i diverse netværk og samarbejdsfora.


Herning og Ikast-Brande Kommuner ønsker at sikre de bedst mulige forudsætninger for at videreføre det eksisterende samarbejde med virksomheder og øvrige aktører, og det er vurderingen at en overdragelse af ledelse og medarbejdere fra Lærdansk Herning til den kommende leverandør vil bidrage til at sikre det bedst mulige afsæt herfor.


Administrationen anbefaler på denne baggrund, at Beskæftigelsesudvalget beslutter,at principperne i Lov om virksomhedsoverdragelse finder anvendelse.




Tidsplanen for gennemførelse af udbuddet

Udbuddet gennemføres efter nedenstående tidsplan - drøftet og godkendt på Udvalgsmødet den 20. oktober:


BSK-Udvalgsbehandling af udbudsmaterialet


18-11-2020

Afsendelse af udbudsbekendtgørelse til TED:

19-11-2020

Spørgefrist:


07-12-2020

Svarfrist:


10-12-2020

Tilbudsfrist:


17-12-2020

BSK-Udvalgsbehandling af indkomne tilbud

(ekstraordinært møde)


07-01-2021

Forventet offentliggørelse af resultatet af udbuddet:

08-01-2021

Standstill udløb


19-01-2021

Kontraktstart:


01-05-2021



Indstilling

Direktøren for Social, Sundhed og Beskæftigelse indstiller

at Beskæftigelsesudvalget beslutter, at Herning og Ikast-Brande Kommuner gennemfører et fælles udbud af Danskuddannelsesopgaven i overensstemmelse med de beskrevne konditioner i vedlagte ”Udbudsbetingelser” - herunder den beskrevne vægtning i forhold til de enkelte delkriterier, kontraktens varighed og i forhold til at bringe principperne i Lov om virksomhedsoverdragelse i anvendelse.
Direktøren for Social, Sundhed og Beskæftigelse indstiller

Beslutning

Indstillingen blev tiltrådt med den ændring, at tildelingskriterierne gives følgende vægte;

Pris 40%

Undervisning 20%

Samarbejde 20%

Fysiske rammer 15%

Kompetenceudvikling 5%

Bilag

  • Udvalgsmøde november. Udbudsbetingelser.
  • Udvalgsmøde november. Bilag 1 Kravspecifikation.
  • Udvalgsmøde november. Bilag 2A Tilbudsliste.
  • Udvalgsmøde november. Bilag 2B Tilbudsbesvarelse Undervisning.
  • Udvalgsmøde november. Bilag 2C Tilbudsbesvarelse Samarbejde.
  • Udvalgsmøde november. Bilag 2D Tilbudsbesvarelse Fysiske rammer og kontakt.
  • Udvalgsmøde november. Bilag 2E Tilbudsbesvarelse Kompetenceudvikling. Oktober
  • Udvalgsmøde november. Bilag 3 Kontraktudkast.